Документ по состоянию на август 2014 г. Утверждаю Первый заместитель Министра культуры СССР Ю.Я.БАРАБАШ 21 марта 1983 года Заместитель начальника Главного архивного управления при Совете Министров СССР Ф.М.ВАГАНОВ 31 марта 1983 года Одобрено Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 1 октября 1982 года УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ 1.

• Типовой Перечень 1989

Применявшийся ранее «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) признается утратившим силу применительно к указанным в новом Перечне.

Общие положения 1.1. Перечень документов составлен в соответствии с ' о Государственном архивном фонде СССР', нормативными документами и методическими пособиями по экспертизе ценности документов и комплектованию ими государственных и ведомственных архивов, изданными Главархивом СССР.

Перечень определяет сроки хранения документов, образующихся в процессе управленческой деятельности Министерства культуры СССР, его учреждений, организаций и предприятий, а также документов творческого характера, отражающих специфические особенности работы учреждений Министерства культуры СССР. Далее вместо слов 'учреждения, организации и предприятия' указывается 'учреждения'. Установленные перечнем сроки хранения документов являются обязательными для всех учреждений Министерства культуры СССР, в том числе и для организаций, действующих на общественных началах. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов в течение установленных сроков хранения и является одним из основных нормативных документов при проведении экспертизы ценности документов в отрасли.

Перечень может быть использован при составлении номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве; при разработке схем классификации информации по документам учреждений Министерства культуры СССР. Документы, для которых настоящим перечнем установлен постоянный срок хранения, подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы, как правило, в виде подлинников. На особо ценные документы изготовляются страховые копии. Документы сдаются в сроки, установленные ' о Государственном архивном фонде СССР'. Произвольное изменение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим перечнем, не допускается. При необходимости сроки временного хранения документов могут быть продлены по решению экспертных комиссий.

Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных сроков хранения и до утверждения описей документов постоянного хранения. Сроки хранения документов, выявленных или созданных после издания настоящего перечня, устанавливаются Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главархива СССР по представлению Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства культуры СССР. Структура перечня 2.1. Перечень построен по производственно-отраслевому принципу в сочетании с функциональным и содержит систематическое перечисление видов документов и вопросов деятельности Министерства культуры СССР и подведомственных ему учреждений. Перечень состоит из разделов, подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности Министерства культуры СССР, учреждений его системы.

В большинстве разделов имеются подразделы по более узким группам вопросов. В перечне учтены все документируемые управленческие функции учреждений Министерства культуры СССР и проведена классификация видов документов, отражающих эти функции. Классификационные индексы присваиваются разделам и подразделам перечня. Индексы разделов и подразделов располагаются перед их названиями, номер статьи - в графе 1. Статьи перечня сформулированы на основе установления группы документов по определенному вопросу и одинаковой значимости.

В статьях предусмотрены один или несколько видов документов. Статьи в разделах и подразделах расположены по степени значимости вопросов и видов документов, в их логической связи и последовательности. Акты органов государственной власти и государственного управления (законы, указы, постановления, решения и др.), организационно-распорядительные документы Министерства культуры СССР и учреждений его системы (приказы, указания, инструкции, положения, протоколы и др.) даны в первых двух разделах. Сюда же включены документы по автоматизации процессов управления.

В третий и пятый разделы перечня выделены документы по планированию и отчетности общего характера. Документы планирования и отчетности по конкретным вопросам деятельности Министерства культуры СССР и учреждений его системы отнесены к соответствующим разделам перечня. Документы по финансированию даны в 4 разделе. Творческая, специфическая для Министерства культуры СССР и учреждений его системы документация по всем направлениям деятельности отражена в разделах 6 - 14. Документы общего характера по вопросам культурных связей с зарубежными странами и научно-исследовательской работы представлены в разделах 15 и 16. Специфическая документация по данным вопросам отражена в соответствующих разделах перечня.

В отдельные разделы выделены документы по специальному образованию, кадрам, труду. В перечне нашли отражение вопросы промышленного производства, капитального строительства, материально-технического снабжения. 23 и 24 разделы включают документы по социально-бытовым и административно-хозяйственным вопросам.

Документы по правовым вопросам и арбитражу, по информационно-издательской деятельности, делопроизводству и работе архива помещены в разделах 25 - 27. Последний раздел перечня посвящен вопросам деятельности общественных организаций. Сроки хранения документов в перечне дифференцированы в зависимости от значимости и масштабов деятельности учреждений соответственно установленным уровням управления в системе Министерства культуры СССР и распределены по шести звеньям (графы 3, 4, 5, 6, 7, 8).

При распределении учреждений по звеньям учтены 'Примерные списки учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР'. Перечень типов учреждений, отнесенных к тому или иному звену, дан в Приложении 1. К 1 - 4 звеньям (графы 3, 4, 5, 6) относятся органы управления и учреждения, документы которых подлежат приему на государственное хранение. К 5 звену (графа 7) отнесены учреждения выборочного приема, для документов которых определены, как правило, временные сроки хранения или с отметкой ЭПК. Постоянный срок хранения предусмотрен для документов учреждений, отнесенных по согласованию с архивными органами к числу источников комплектования. Для таких случаев в перечне сделано примечание: 'В учреждениях, отнесенных к самостоятельным источникам комплектования, - постоянно'.

К 6 звену (графа 8) отнесены учреждения, документы которых на государственное хранение не поступают. Порядок применения перечня 3.1. При установлении сроков хранения какой-либо категории документов необходимо найти раздел, подраздел, содержащие документы по конкретному вопросу, и статью, соответствующую определенным документам. Для облегчения пользования перечнем к нему дано оглавление (содержание) и приложен указатель видов документов. В указателе в алфавитном порядке перечисляются виды и разновидности документов со ссылками на номера соответствующих статей перечня. Для отыскания нужной статьи по указателю находят название документа, который имеет ссылку на номера статей.

Из числа приведенных статей выбираются те, которые полностью совпадают с составом и содержанием документов дела, подвергаемого экспертизе. Организация и проведение экспертизы ценности документов 4.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение политического, научного, народно-хозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения. Для проведения экспертизы ценности документов в министерствах культуры СССР и союзных республик, а также во всесоюзных объединениях создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В структурных подразделениях министерств, в других учреждениях отрасли создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Центральные экспертные комиссии имеют право руководства и контроля за деятельностью экспертных комиссий подведомственных учреждений. Центральные экспертные комиссии и экспертные комиссии назначаются приказом руководителей министерств, структурных подразделений, учреждений в составе не менее 3 - 5 человек.

Центральные экспертные комиссии и экспертные комиссии в своей работе руководствуются действующими правилами и инструкциями, указаниями Главархива СССР, приказами и указаниями Министерства культуры СССР и других органов управления культурой, методическими рекомендациями ЦГАЛИ СССР и соответствующих центральных архивов союзных республик, положениями об экспертных комиссиях и настоящим перечнем.

Общие положения 1.1. Настоящий Перечень разработан в соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», Порядком образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 08 августа 2007 года № 1004, с учетом положений других нормативных актов и методических пособий по экспертизе ценности документов. Настоящий Перечень включает типовые документы, создаваемые во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями (далее — организация) независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, создаваемую в результате производственной и научно-технической деятельности организаций. Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень включены также отдельные виды документов нетипового характера. Состав и сроки хранения документов, создаваемых в организациях определенной отрасли или сфере деятельности, определяются ведомственными (отраслевыми) перечнями документов со сроками их хранения, утверждаемыми соответствующими государственными органами, центральными органами и учреждениями по согласованию с Государственной архивной службой Украины (далее — Укргосархив). Настоящий Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение (далее — архивное хранение) или для уничтожения.

Настоящий Перечень может использоваться также физическими лицами — предпринимателями. Состав документов и сроки их хранения определены в этом Перечне в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей национальной экономики и социально-культурной сферы, примерных и типовых номенклатур дел, решений Центральной экспертно-проверочной комиссии (дальше — ЦЭПК) Укргосархива об установлении или изменении сроков хранения отдельных видов документов. Настоящий Перечень имеет целью обеспечение сохранности, организацию и качественное пополнение Национального архивного фонда (далее — НАФ). Настоящий Перечень используется при формировании дел, при подготовке разных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками их хранения, а также при работе комиссий по проведению экспертизы ценности документов. Сроки хранения документов, определенные в настоящем Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации. Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Структура Перечня и порядок его применения 2.1. Настоящий Перечень построен по функциональному принципу, он включает два раздела, в которых документы делятся на создаваемые в управленческой, научно-технической и производственной деятельности. Разделы содержат главы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и отраслевой принадлежности. Главы делятся на пункты. Документы в главах и пунктах Перечня размещены по степени значимости их видов и отражаемых в них вопросов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1). В настоящем Перечне приведены обобщенные названия видов документов (графа 2).

При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, которые имеют одинаковый срок хранения, употребляется термин «документы», а в скобках раскрываются названия основных видов документов, включенных в статью. Трафареты для стен кот с мотыльками и птицей. Сроки хранения документов в настоящем Перечне дифференцированы по двум группам организаций.

К первой группе относятся организации, в деятельности которых создаются документы НАФ. Данная группа включает организации — источники формирования НАФ полного и выборочного приема. Сроки хранения документов для этих организаций приведены в графе 3 настоящего Перечня.

Государственные и коммунальные организации — источники формирования НАФ передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке, а другие организации — на основании соглашений между собственником документов и соответствующим архивным учреждением. Вторая группа включает организации, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций представлены в графе 4 настоящего Перечня. Срок хранения «Постоянно» означает, что такие документы относятся к НАФ и подлежат вечному хранению.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы бессрочно хранятся в организации, а в случае ликвидации организации документы подлежат повторной экспертизе ценности, и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения, созданные органами власти Автономной Республики Крым, местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передаются в государственные архивные учреждения, архивные отделы городских советов. Отметка «ЭПК» рядом со сроком хранения документов, которая установлена в настоящем Перечне для некоторых видов документов, означает, что решение о внесении в НАФ или уничтожении данных документов для организаций — источников формирования НАФ принимают экспертно-проверочные комиссии государственного архива (далее — ЭПК). Отметка «Пока не исчезнет необходимость» означает, что документы имеют только длительное практическое значение. Срок их хранения определяется самими организациями, но не может быть меньше одного года.

Исчисление сроков хранения документов проводится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 01 января 2012 года. Сроки хранения научно-технической документации (НТД) исчисляются с 01 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта. Примечания, применяемые в настоящем Перечне (графа 5), комментируют и уточняют сроки хранения документов. В примечаниях указаны признаки выделения определенных видов документов или конкретных документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графах 3, 4 настоящего Перечня. Так, примечание к статьям «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, получавших средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовавших государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.

Примечания «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию» и т. Указывают, что исчисление срока, указанного в графах 3 и 4 Перечня, осуществляется с указанного момента. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель., в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и их содержание со ссылками на номера соответствующих статей Перечня. Экспертиза ценности документов в организациях осуществляется согласно действующему законодательству.

Запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности. При определении сроков хранения документов следует найти соответствующую статью в Перечне и провести постраничный пересмотр дел.

Типовой Перечень 1989

Отбор дел на архивное хранение или для уничтожения только по заголовкам в номенклатуре дел, описях или на обложках дел не допускается. Документы следует отбирать на архивное хранение в виде оригиналов. В случае отсутствия оригиналов принимаются удостоверенные в установленном порядке копии соответствующих документов. Допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в государственные архивные учреждения. Так, подлежат внесению в НАФ размноженные экземпляры указов, распоряжений Президента Украины, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины, приказов министерств, других центральных органов исполнительной власти, касающихся деятельности конкретных организаций. Организационно-распорядительную документацию (уставы, положения, правила, инструкции, приказы и т.

П.), а также плановую документацию следует отбирать в НАФ в фонде организации — автора документа. Статистическая документация организаций, которая по установленным Государственной службой статистики Украины порядку и срокам подается независимо от ведомственной принадлежности в органы государственной статистики, в НАФ поступает от органов государственной статистики. Ведомственная одноразовая статистическая отчетность организаций в случае поступления в одно государственное архивное учреждение (архивный отдел городского совета) отбирается в состав НАФ в фондах органов, которым они подчинены.

В отношении других видов документов государственным архивным учреждениям и архивным отделам городских советов предоставляется право самостоятельно решать вопрос устранения дублетности в случае поступления документов, содержащихся в разных фондах, в одно государственное архивное учреждение (архивный отдел городского совета). Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Укргосархив и уполномоченные им государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов. В ведомственных (отраслевых) перечнях документов действуют те статьи, которые не противоречат настоящему Перечню. Список сокращений АЭС — атомная электростанция; БФ — библиотечный фонд; ОТК — отдел технического контроля; СИФ — справочно-информационный фонд; ДПТ — детальный план территории; ОКР — опытно-конструкторская работа; ОТР — опытно-технологическая работа; ЭД — электронный документ; ЭПК — экспертно-проверочная комиссия; ЭЦП — электронная цифровая подпись; НАФ — Национальный архивный фонд; НИР — научно-исследовательская работа; ПДП — проект детального планирования; ПКР — проектно-конструкторская работа; Пост. — постоянно; г.

— год; СОУ — стандарт организации и учреждения; ТЗ — техническое задание; ТЭЗ — технико-экономическая записка; ТЭО — технико-экономическое обоснование; ТП — технический проект; ТУ — технические условия; ЧАЭС — Чернобыльская атомная электростанция. Раздел I ДОКУМЕНТЫ, СОЗДАВАЕМЫЕ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 2 3 4 5 Номер статьи Виды документов Срок хранения документов Примечание в организациях, в деятельности которых создаются документы НАФ в организациях, в деятельности которых не создаются документы НАФ 1 2 3 4 5 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Организация распорядительной деятельности 10. Постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных исполнительных органов (правлений, дирекций, советов директоров, советов арендаторов и т. П.) организации и документы (справки, доклады, докладные записки и т. П.) к ним Пост.

До ликвидации организации 11. Постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы заседаний контрольных органов (наблюдательного совета, опекунского совета, ревизионной комиссии) организации и документы (справки, доклады, докладные записки и т. П.) к ним Пост. До ликвидации организации 12. Протоколы, стенограммы общих собраний, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) организации: а) по месту проведения Пост. До ликвидации организации б) в других организациях Пока не исчезнет необходимость Пока не исчезнет необходимость 16.

Приказы, распоряжения центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, прочих государственных органов, организаций: 1 Отправленные к сведению — пока не исчезнет необходимость. 2 О краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением — 5 лет а) по основной деятельности Пост.